Allmänna Villkor

Dessa allmänna villkor ("AV") gäller för uppdrag och leveranser som Zaipiens AB ("Zaipiens", "vi", "oss") utför för sina kunder ("kunden", "ni").

Villkoren kan ändras från tid till annan. Den senaste versionen finns alltid på zaipiens.se/allmanna-villkor. En ändring i AV gäller endast för uppdrag som påbörjats efter att ändringen publicerats.

När det finns flera överenskommelser mellan oss gäller följande ordning, från starkast till svagast:

1. Skriftlig offert eller avtal som vi och kunden tecknat för ett specifikt uppdrag
2. Dessa allmänna villkor (AV)
3. Medlemsvillkor för Zaipiens Community (gäller medlemmar i Member, ZAI-Start och ZAI-Go)

Specifika överenskommelser slår alltså generella. Om en offert säger 30 dagars betalningsvillkor — då gäller det, oavsett vad AV säger.

I dessa villkor används följande begrepp:

Uppdrag — varje insats vi utför för kunden: rådgivning, utbildning, Sprint, Bootcamp, Coaching, ZAI-Day, eller annan tjänst.

Material — metoder, frameworks, mallar, prompts, presentationer, nyhetsbrev, processer och annat som vi skapat och som vi använder i våra uppdrag.

Output — det som produceras under ett specifikt uppdrag tillsammans med kunden — t.ex. en skräddarsydd prompt, en use case, en AI-policy, en prototyp.

AI-genererat innehåll — text, kod, bilder, analyser eller annat innehåll som genererats av AI-verktyg (t.ex. ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot) under ett uppdrag.

Zaipiens levererar bland annat följande tjänster:

• AI-rådgivning — strategisk och operativ rådgivning kring AI för svenska SME
• AI Sprints — tidsavgränsade projekt där vi tar fram en specifik lösning (prototyp, use case, processförändring)
• AI Bootcamp — intensiv utbildning för ledning och nyckelpersoner
• AI Coaching — löpande coaching för ledningsgrupper
• Waveset — vårt beteendeförändringsprogram över 60 dagar
• ZAI-Days — heldagar för medlemmar i communityn
• Medlemskap — Member, ZAI-Start och ZAI-Go (regleras även av Medlemsvillkor)

Ett uppdrag inleds när:

• Kunden accepterat en offert eller annan skriftlig överenskommelse från oss, eller
• Kunden anmält sig till en specifik insats (t.ex. Bootcamp, ZAI-Day, Sprint) via formulär eller mejl, och vi bekräftat anmälan.

Muntliga överenskommelser räknas som inledda uppdrag om vi bekräftat dem skriftligt i efterhand (t.ex. via mejl).

Om vi och kunden inte avtalat om annat genomför vi uppdraget på löpande räkning enligt vår vid var tid gällande timkostnadsnorm. Arvodet ska vara skäligt.

För paketerade tjänster (Bootcamp, Sprint, Waveset, Medlemskap) gäller fast pris enligt offert eller publicerade priser på zaipiens.se.

Priserna är angivna exklusive moms om inget annat anges.

Utöver arvode kan vi debitera resor, logi och andra utgifter som behövs för att utföra uppdraget. Större utgifter aviseras i förväg.

Betalningsvillkor är 10 dagar netto om inget annat avtalats i offert.

Vid försenad betalning debiteras påminnelseavgift och dröjsmålsränta enligt räntelagen.

• Rådgivning på löpande räkning: faktureras månadsvis i efterskott
• Sprints och paketerade leveranser: 50 procent i förskott vid uppdragsstart, 50 procent vid leverans (om inte annat avtalats i offert)
• Bootcamps och evenemang: 100 procent i förskott senast 14 dagar före eventet
• Medlemskap: enligt Medlemsvillkoren

Vi kan justera vår timkostnadsnorm och våra paketpriser med 30 dagars varsel. Pågående uppdrag med avtalat pris berörs inte.

Bootcamps, ZAI-Days och andra heldagsevent kostar pengar att producera oavsett om deltagaren dyker upp. Därför gäller följande avbokningsregler:

• Mer än 30 dagar före eventet: full återbetalning, eller flytt till nästa tillfälle utan kostnad
• 30–14 dagar före eventet: 50 procent återbetalning, eller flytt till nästa tillfälle utan kostnad
• Mindre än 14 dagar före eventet: ingen återbetalning, men plats kan överlåtas till annan person inom samma organisation

Vid sjukdom eller force majeure gör vi vårt bästa för att hitta en rimlig lösning.

Pågående Sprint eller rådgivningsuppdrag kan avbrytas av kunden mot betalning av redan utfört arbete plus eventuella oåterkalleliga kostnader som vi haft.

Om kunden avbryter ett uppdrag som vi planerat resurser för (t.ex. bokad konsulttid kommande veckor) ska kunden ersätta oss för upp till tre veckors planerad tid om vi inte kan placera resurserna på annat uppdrag.

Vi kan endast avbryta ett pågående uppdrag om:

• Kunden inte betalar trots påminnelse
• Förutsättningarna för uppdraget väsentligt ändras (t.ex. om kunden ändrar omfattning kraftigt)
• Det uppstår omständigheter som gör fortsatt arbete olämpligt eller orimligt

I dessa fall återbetalas eventuella förskott för icke-utfört arbete.

Vi ger råd, levererar tjänster och delar erfarenheter efter bästa förmåga, baserat på det vi vet vid den tidpunkten. Vi har djup erfarenhet av AI, ledarskap och svenska SME-bolag.

Vi är inte juridiska rådgivare, finansiella rådgivare, säkerhetsexperter, IT-säkerhetsexperter, läkare eller revisorer. Råd vi ger ersätter inte professionell rådgivning inom respektive specialområde.

Kunden fattar sina egna beslut baserat på den information kunden har. Vi ansvarar inte för utfallet av beslut kunden tar — även om vi bidragit till underlaget. Kunden är ansvarig för att kundens användning av AI och våra råd följer tillämplig lagstiftning (t.ex. GDPR, AI-förordningen, branschregler).

Vårt ansvar gentemot kunden för ett enskilt uppdrag är begränsat till tolv (12) månaders fakturerat arvode i uppdraget, eller 500 000 kr — det lägre av dessa två. Detta gäller oavsett grund eller form (avtal, vårdslöshet, immaterialrättsintrång, eller annat).

Vi ansvarar inte för indirekta skador, följdskador, utebliven vinst, utebliven produktion eller skada som drabbar tredje man på grund av kundens användning av våra tjänster, råd eller produkter.

Denna begränsning gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.

Vi ansvarar inte för att någon del av arbetet inte kan färdigställas inom föreslagna tidsramar, eller för att vi inte kan påbörja eller fortsätta arbete på grund av omständigheter utanför vår kontroll.

Under många av våra uppdrag använder vi AI-verktyg från tredjepartsleverantörer — t.ex. OpenAI (ChatGPT), Anthropic (Claude), Google (Gemini) och Microsoft (Copilot) — för att producera text, kod, analyser eller annat innehåll.

Allt sådant innehåll kallas "AI-genererat innehåll" och behandlas särskilt enligt nedan.

AI-verktyg kan producera innehåll som verkar trovärdigt men som är felaktigt, ofullständigt eller missvisande ("hallucinationer"). Detta är en känd egenskap hos dagens AI-system och inget som Zaipiens kan eliminera.

Kunden ansvarar för att verifiera och kvalitetssäkra all AI-genererad output innan den används skarpt i verksamheten — särskilt när det gäller fakta, juridik, ekonomi, säkerhet, hälsa och beslut som påverkar tredje part.

Zaipiens ansvar för AI-genererat innehåll är begränsat till att:

• Använda professionella, allmänt tillgängliga AI-verktyg
• Lägga rimlig omsorg på prompts och kontext
• Flagga uppenbara fel i AI-output som vi upptäcker

Zaipiens ansvarar inte för:

• Att AI-output är faktamässigt korrekt
• Att AI-output är fri från upphovsrättsligt material
• Att AI-output är fri från fördomar eller diskriminerande inslag
• Driftstörningar, fel eller dataförluster hos tredjepartsleverantörer (OpenAI, Anthropic, Google, Microsoft m.fl.)
• Att AI-tjänster fungerar i framtiden i samma form

Vi använder AI-verktyg på ett sätt som så långt möjligt skyddar kundens information. Det innebär bland annat:

• Vi använder företagsversioner (t.ex. ChatGPT Team, Claude for Work) där tillgängligt, vilka enligt leverantörerna inte tränar modeller på kundens data
• Vi delar inte känslig eller konfidentiell kundinformation med AI-verktyg i större utsträckning än vad uppdraget kräver

Om kunden har särskilda krav på AI-användning (t.ex. förbjuden delning av vissa datakategorier) måste detta anges skriftligen vid uppdragsstart.

För AI-genererat innehåll som skapas under ett specifikt uppdrag tillsammans med kunden gäller samma regler som för annan Output (se punkt 7.3) — det vill säga kunden får full användarrätt inom sin organisation.

Notera att rättsläget kring upphovsrätt till AI-genererat innehåll är under utveckling. Vi gör inga garantier om att AI-genererad output är upphovsrättsligt skyddad eller fri från tredje parts rättigheter.

Vi har upphovsrätt och andra immateriella rättigheter till Material vi skapar och använder i våra uppdrag — det vill säga metoder, frameworks, mallar, prompts, presentationer, processer och liknande.

Material som vi tillhandahåller kunden får kunden använda för eget bruk inom sin egen organisation för det avsedda syftet. Kunden får inte:

• Bearbeta, ändra, kopiera eller anpassa Materialet utan vårt skriftliga samtycke
• Licensiera, sälja eller vidareförmedla Materialet
• Använda Materialet för att leverera tjänster till tredje part
• Publicera Materialet öppet (t.ex. på en publik blogg eller LinkedIn) utan vårt samtycke

Output som skapas under ett specifikt uppdrag tillsammans med kunden — t.ex. en skräddarsydd prompt, en AI-policy, en use case, en prototyp — ägs av kunden. Kunden har full användarrätt utan begränsning.

Vi behåller dock rätten att använda metoden bakom Outputen i framtida uppdrag, så länge vi inte avslöjar konfidentiell information från kunden.

Det material kunden delar med oss förblir kundens. Vi använder det inte i andra sammanhang — t.ex. som exempel i marknadsföring eller i andra uppdrag — utan kundens explicita samtycke.

Vi och kunden förbinder oss att inte sprida konfidentiell information som vi får tillgång till genom vårt samarbete. Med "konfidentiell information" menas all icke-publik information om den andra partens verksamhet, affärsstrategi, kunder, anställda, ekonomi eller liknande.

Tystnadsplikten gäller inte för information som:

• Är eller blir allmänt känd utan att vi eller kunden brutit mot tystnadsplikten
• Vi eller kunden känt till innan informationen mottogs från den andra parten
• Vi eller kunden tagit emot från tredje part utan sekretessåtagande
• Vi eller kunden är skyldiga att lämna ut enligt lag eller myndighetsbeslut

Om kunden bedömer att grundläggande tystnadsplikt i AV inte är tillräcklig — t.ex. vid arbete med mycket känslig affärsinformation, börsnoterade bolag, eller specifika branschkrav — kan vi teckna ett separat sekretessavtal (NDA).

Ett separat NDA ersätter eller kompletterar punkt 8 i AV, och dess villkor gäller framför AV om de innehåller motstridiga bestämmelser.

Tystnadsplikten gäller under hela samarbetet och under fem (5) år efter att uppdraget avslutats, om inget annat avtalats i separat NDA.

Hur Zaipiens behandlar personuppgifter beskrivs i vår Integritetspolicy.

I vissa uppdrag — t.ex. när vi hjälper kunden att implementera ett AI-verktyg som behandlar personuppgifter för kundens räkning — kan vi vara personuppgiftsbiträde åt kunden.

I sådana fall ska ett separat personuppgiftsbiträdesavtal (PUBA) tecknas mellan Zaipiens och kunden, enligt artikel 28 i GDPR. Mall för PUBA tillhandahålls av oss på begäran.

Kunden är personuppgiftsansvarig för uppgifter om sina egna anställda, kunder och andra tredje parter. Kunden ansvarar för att eventuell behandling av personuppgifter som sker som en följd av vårt uppdrag har laglig grund och är förenlig med GDPR.

Uppdrag som löper enligt offert eller skriftlig överenskommelse fortsätter enligt sina egna villkor.

Om vi har en löpande relation utan ett specifikt pågående uppdrag (t.ex. medlem i Community, återkommande mindre rådgivning), kan endera parten avsluta relationen med 30 dagars varsel via skriftligt meddelande.

För medlemmar i Community gäller dock särskilda uppsägningsregler enligt Medlemsvillkoren.

Vår verksamhet bygger på att kunderna är nöjda och att våra tjänster uppfyller och helst överträffar förväntningarna. Om du som kund är missnöjd eller har klagomål — kontakta oss så snart som möjligt på kontakt@zaipiens.se.

Krav ska framställas:

• Inom 14 dagar från det att kunden blivit medveten om bristen, och
• I vart fall inom tre (3) månader efter vår senaste faktura i ärendet

Krav som framställs senare preskriberas.

Dessa villkor regleras av svensk rätt. Tvister i anledning av detta avtal ska i första hand lösas genom dialog mellan parterna.

Om dialog inte leder till lösning ska tvisten avgöras av svensk allmän domstol, med Göteborgs tingsrätt som första instans.